Neviditelný nervový systém budovy

Když brzy ráno procházíte temným koridorem kolem kanceláří vašich kolegů, čidla pohybu registrují vaše kroky a postupně spouštějí jedno světlo za druhým. V momentě, kdy usednete ke svému pracovnímu stolu, místnost už ví, že má navýšit svou teplotu na příjemných dvacet pět stupňů. Díky inteligentnímu softwaru jsou kancelářské budovy nejen komfortnější, ale také udržitelnější a úspornější. 

Software pro správu nemovitostí poskytuje správcům budov nástroje k monitorování, kontrolování a řízení provozu nemovitosti z jednoho místa. Odpadá tedy nutnost osobně procházet budovu, provádět vizuální kontrolu a vést rozhovory s uživateli budovy. Property manažer si v systému může vytvářet seznamy úkolů a ty sdílet s interními pracovníky a dodavateli. Software tak zefektivňuje a zrychluje veškeré procesy týkající se facility managementu.

Přesto je i v dnešní době nesnadné přesvědčit managementy společností, aby investovaly do inteligentního softwaru pro správu budov. Většinou se jedná o velké průmyslové podniky nebo korporace, jako jsou banky a telekomunikační společnosti, které jsou vlastníky velkých nemovitostí. Facility manažeři tak stojí před nelehkým úkolem vypracovat novou strategii facility managementu a získat na svou stranu vedení společnosti, v ideálním případě generálního ředitele nebo majitele.

Jak si správně vybrat software pro správu nemovitosti?

Před samotným výběrem systému pro správu nemovitosti bychom si měli odpovědět na několik otázek. Předně bychom měli mít jasno v tom, kdo bude systém používat. Budou to pouze pracovníci facility managementu, nebo by měl být systém otevřený všem uživatelům kanceláří, kteří budou hlásit požadavky a problémy třeba přes mobilní aplikaci?

Dále je potřeba nadefinovat si, co všechno by měl software umět. Důležitá je funkce přidělování úkolů, která správcům budov umožňuje sledovat, který pracovník je odpovědný za provedení konkrétního požadavku. Nestane se tak, že jeden úkol řeší současně deset lidí, nebo naopak nikdo. Property manager může v systému zadávat i deadliny a následně kontrolovat, kdy byl úkol splněn.

Je vhodné, aby systém podporoval interaktivní práci s plány budovy. Pokud v budově například nedovírají některé dveře, systém by umožňoval označení příslušných dveří v interaktivním plánku a odeslání informace osobě, která je odpovědná za provedení opravy.

Systém pro správu nemovitostí by měl fungovat i mimo kancelář. Měl by umožňovat vzdálené připojení z domova pro případ práce na home office, který se v době pandemie stal standardem. Software, který bude fungovat jak na vašem notebooku, tak i na vašem chytrém telefonu, vám umožní větší flexibilitu práce. Mobilní aplikaci ocení i uživatelé budovy, kteří tak nemusí hledat a nahánět facility manažera, ale jednoduše svůj požadavek zadají do systému. Poté dostanou potvrzení, že byl požadavek přijat, případně se dozví i to, komu byl úkol přidělen.

Software pro správu nemovitostí pracuje s obrovským objemem dat, analyzuje a následně generuje reporty. Veškerá dokumentace a data týkající se nemovitosti by měly být v bezpečí. Můžete se tedy spolehnout například na software, který šifruje data jak během jejich přenosu, tak v jejich úložišti.

Při výběru softwaru si prostudujte především reference dodavatelů. Mělo by vás zajímat, nakolik vám bude dodavatel softwaru nápomocný při jeho implementaci. Může se například stát, že váš nejlepší ajťák odejde, aniž byste za něj měli adekvátní náhradu. Přechod na nový systém se vám pak může nepřiměřeně protáhnout i prodražit. Váš dodavatel by měl pro vaše zaměstnance v ideálním případě zorganizovat školení, aby se naučili systém používat. Také by vás měl pravidelně informovat o plánovaných aktualizacích softwaru.

Autor: Ivana Molnárová, Zdroj foto: Shutterstock