NETIKETA v době covidové

Nespamujte 

SPAM, to nejsou jen newslettery s lákavými nabídkami levných respirátorů nebo antigenních testů. Média nás denně zásobují záplavou špatných zpráv z domova i ze světa. Pokud narazíme na novou informaci, která je obzvášť šokující nebo skandální, obvykle máme tendenci ji sdílet s kolegy v rámci šíření osvěty. Ne každý je však naladěn na stejnou notu. Mnozí lidé se snaží od depresivních informací distancovat, pečují o svou duševní pohodu a my bychom se to měli naučit respektovat. Sdílení nejrůznějších konspiračních teorií vám u kolegů kredit také nepřidá. Místo, aby ocenili vaše kritické myšlení, budou vás považovat za oběť hoaxů.

V době, kdy jsme nuceni omezovat sociální kontakty, nám sdílení pochopitelně chybí. Na profesní půdě je však vhodnější sdílet nejnovější články z vašeho oboru. Tím přispějete i ke vzdělávání lidí ve vaší společnosti. Vaši kolegové si mnohem raději přečtou článek INNOVATION MANAGEMENT - TREND I NUTNOST, než článek TAJNÉ SPIKNUTÍ BILLA GATESE.

Mailujte stručně a srozumitelně

Vaše maily jsou vaší vizitkou. I jediný mail o vás vypovídá mnohem více, než byste si mohli myslet. Proto je potřeba věnovat pozornost jak obsahu, tak strukturovanosti textu.

Co se týká obsahu písemné komunikace, základní pravidlo zní: JASNÉ PSANÍ ZNAČÍ JASNÉ MYŠLENÍ. Z toho vyplývá, že nejasný text značí… Ano, je to jasné. Snažte se psát stručně a srozumitelně, aby příjemce vaše sdělení rychle přečetl a pochopil. Ale hlavně pište k věci. Vaším cílem je předat kolegovi relevantní informace. Vše, co je pro vašeho kolegu irelevantní (nepodstatné, nadbytečné), to do písemné komunikace nepatří.

Pokud jde o strukturu písemného projevu, text by měl být přehledný, uspořádaný a organizovaný. Rozdělte text do logických odstavců, využijte odrážky a nejdůležitější informace zvýrazněte tučně.

Videokonference berte vážně

Předáváte kolegům klíčové informace prostřednictvím videokonferencí? V tom případě víte, jak náročné je získat si pozornost posluchačů, které nejvíce ze všeho zajímá interiér vašeho bytu nebo chatovací okénka nejrůznějších aplikací. Podle dat společnosti InterCall při online prezentacích 63 % posluchačů píše a posílá maily, 21 % nakupuje online, 9 % cvičí jógu a 6 % si vyřizuje telefonické hovory. Vašim profesionálně připraveným slajdům konkuruje Netflix, WhatsApp a Instagram. A to jsou silní soupeři.

Analytici přitom předpovídají, že padesát procent pracovní síly bude do roku 2022 pracovat na dálku. Měli bychom se tedy připravit na to, že videokonference se v našich profesních životech nevyskytly jen dočasně. Měli bychom je brát vážně.

Před videokonferencí odstraňte veškerý vizuální nepořádek, který je vidět na pozadí za vámi. Pokud osvětlení ve vašem pokoji není optimální, postavte si za notebook stolní lampu, která vám rozjasní obličej. I když pracujete z domova, oblékněte se tak, jako kdyby se meeting konal v kanceláři. Váš šéf totiž předpokládá, že jak se oblékáte na videocall s kolegy, tak se oblékáte i na videocall s klienty.

Během videokonference se snažte minimalizovat zvuky přístrojů v domácnosti, jako je kávovar, pračka nebo telefon. Zavřete okna, aby nebyl slyšet hluk z ulice. V době, kdy nehovoříte, můžete mít mikrofon vypnutý. Procvičujte si také mluvení s pohledem do kamery, tedy bez sledování obrazovky. Posluchači tak budou mít pocit, že se jim díváte do očí. Oční kontakt je během videokonference nesmírně důležitý, obzvlášť v době sociálního distancování, kdy nám lidský kontakt chybí.

Testujte techniku 

Před každým videohovorem s klientem si otestujte techniku a online platformu, na které bude videocall probíhat. Patnáct minut před videohovorem s klientem proveďte test s kolegou. Pokud přijdete na to, že vám nefunguje kamera, mikrofon nebo internet, budete moct problém včas vyřešit. Připravte se také na to, že se technický problém vyskytne na straně klienta. V takovém případě byste mu měli umět poradit. Počítejte také s tím, že se s klientem nakonec budete muset spojit telefonicky.

Poslední vychytávkou je tlačítko RECORDING. Pokud si videokonferenci nahrajete, můžete ji poté poslat kolegům, kteří se jí nemohli zúčastnit. Toto řešení je efektivnější a elegantnější než rozesílání zápisu z porady.

Text: Ivana Molnárová, foto: Shutterstock