Outsourcing property managementu

V dnešní době sílí tlak na snižování nákladů spojených se správou budov. Představuje outsourcing property managementu jednu z variant, jak lze dosáhnout úspor? 
Určitě ano. Profesionální property manager, který spravuje celé portfolio budov, má totiž přehled o srovnatelných službách v podobných budovách. Zároveň má přehled o cenách na trhu. Tím pádem je schopen identifikovat možné úspory a vyjednávat s dodavateli, s nimiž spolupracuje, výhodnější ceny tak, aby neměly žádný negativní dopad na samotnou kvalitu poskytovaných služeb.

Outsourcing property managementu umožňuje firmám soustředit se na svůj vlastní byznys. Jaké konkrétní starosti firmám odpadají, když svěří správu budov externí firmě – třeba právě vám?
Firmě v první řadě odpadne operativa a administrativa, tu automaticky deleguje na property managera. Ten zabezpečí vše od správy a provozu nemovitosti přes komerční agendu, finanční služby, účetnictví a marketing až po koordinaci technické správy. Majiteli nemovitosti odpadne také personální agenda a povinnosti spojené s řízením, vedením, školením, zastupováním a koordinací lidí, protože tito zaměstnanci patří mezi zaměstnance správce. Ten firmě garantuje zabezpečení dohodnutých služeb, profesionální tým, standard služeb a plnou zastupitelnost jednotlivých členů týmu, který tento správce má. To, co firmě zůstává, je samozřejmě rozhodovací pravomoc. Může se tak plnohodnotně věnovat strategickým úkolům a rozvoji svého byznysu. Tento model je pro majitele nemovitosti výhodný i v případě, že se rozhodne budovu prodat. Má totiž profesionálního správce, který je třetí stranou na základě smlouvy o správě nemovitosti. Pokud prodává podíly společnosti, smlouva zůstává i nadále standardně platná. Na jejím základě zůstávají i zaměstnanci správce, kteří mají s danou budovou zkušenosti. Ti pokračují v práci, aniž by bylo třeba řešit pracovně-právní vztahy. Je zde tedy menší riziko odchodu klíčových lidí z důvodu nejistoty zaměstnání během procesu prodeje nemovitosti.

Pokud firma přenáší správu budovy na externí firmu, přenáší s tím i odpovědnost za případná rizika související s bezpečností?
Property manager přebírá odpovědnost za soulad s legislativou a zabezpečuje i koordinaci všech dodavatelů (tzv. facility management). To znamená, že řeší vše od technické správy přes bezpečnostní službu až po úklid. Přebírá zodpovědnost za bezpečnost budovy, její technický stav, revize, kontroly, odstraňování závad atd.

Jaké jsou další výhody outsourcingu property managementu? Přístup k inovativním technologiím? Zkvalitnění služeb?
Profesionální property manager, zvláště pokud jde o nadnárodní firmu, sleduje trendy, sdílí informace o novinkách a také má přístup k technologiím na světové úrovni. Majitel nemovitosti tak nemusí tyto informace vyhledávat, nemusí sledovat trendy a ani investovat do softwaru zaměřeného na správu nemovitosti. Od správce totiž pravidelně dostává všechny potřebné informace a více přidané hodnoty zahrnuté v ceně služby, než kdyby si to zajišťoval sám. Property manager je často mnohem efektivnější vzhledem k tomu, že má profesionální tým a zkušenosti. A to vše přináší úsporu času i zdrojů. V CBRE poskytujeme široké portfolio služeb v oblasti realitního trhu, naši klienti dostávají pravidelné reporty o vývoji trhu v jednotlivých segmentech i aktuální novinky z oblasti technologií.

Na co by měly firmy myslet při uzavírání smlouvy o službě správy budovy, aby se v budoucnu vyhnuly nepříjemnostem?
Základem jsou zkušenosti se správou podobných nemovitostí. Proto je potřeba věnovat dostatečně velkou pozornost referencím správců. V rámci smlouvy je zásadní jasná definice služeb, správné nastavení rozhodovacích pravomocí, způsobu komunikace a spolupráce. Jednoduše řečeno, spolupráce na obou stranách je nepostradatelná. Důležité je, aby správce dokázal zabezpečit požadované služby v jakémkoliv čase a byl schopen prokázat i zastupitelnost svých zaměstnanců. A to obzvlášť v případech, kdy se jedná o portfolio budov v různých lokalitách. Majitel nemovitosti by měl rozhodně vědět, že správce má v daných lokalitách tým lidí, kteří mají potřebné zkušenosti a dovedou
zabezpečit požadované služby. A to tak, aby se nestalo, že budova není pod kontrolou, že nemá kdo komunikovat s nájemníky nebo včas vystavit faktury – například z důvodu nenadálé nemoci nebo dovolené.

Nemusí mít firmy obavu z úniku informací (know-how, dat o zákaznících a zaměstnancích) při využívání externí firmy pro správu budov?
Bezpečnost dat klienta je jednou z hlavních priorit z pohledu citlivých obchodních dat nebo osobních údajů z titulu GDPR. Nepostradatelnou součástí smlouvy o správě nemovitosti jsou také dohody o mlčenlivosti a konfliktu zájmů. Property manager je samozřejmě dále deleguje i na své zaměstnance.

Poskytuje společnost CBRE v rámci správy budov i doplňkové služby, jako je interiérový design nebo pomoc při stěhování do nových prostor? Můžete nám některé z dalších aktivit představit?
Naším cílem je maximalizovat hodnotu spravovaných nemovitostí komercializací prostor, maximalizací výnosů, správným provozem, údržbou i optimalizací nákladů. V rámci našich služeb správy nemovitosti nabízíme i standardní finanční služby, účetnictví, poradenství, marketing, energy management či správu místních distribučních soustav. Našim klientům poskytujeme opravdu širokou škálu služeb, kterou jim zajišťujeme ve spolupráci s našimi kolegy z jiných oddělení. Standardně jde o služby pronájmu prostor, které jsou velmi aktuální, protože změnám ve struktuře nájemců se nedá vyhnout. V CBRE nabízíme i služby architekta, projektového manažera, building consultancy, ale i služby financování a refinancování. Našim klientům totiž dokážeme pomoct i se získáním nového úvěru, jeho refinancováním apod. Mezi naše další služby patří i průzkum trhu nebo oceňování nemovitostí.

A jaké jsou cíle společnosti CBRE do budoucna?

Aktuálně za nás hovoří hlavně spokojenost našich klientů a růst našeho portfolia v oblasti správy nemovitostí. Za posledních 5 let se portfolio námi spravovaných nemovitostí ztrojnásobilo. K dnešnímu dni spravujeme už 58 komerčních nemovitostí. Cílem společnosti CBRE je být i nadále spolehlivým, důvěryhodným a profesionálním partnerem pro všechny naše klienty. Především chceme i nadále udržovat vysoký standard našich služeb, ještě více je zkvalitňovat a také zvyšovat úroveň profesionálů z našich řad. Intenzivně pracujeme na tom, abychom měli ty nejlepší procesy a top zaměstnance na trhu. Pokud se nám bude dařit tento cíl nadále naplňovat, určitě budeme ještě více rozšiřovat naše portfolio a poskytovat služby dalším novým klientům.

Připravila Ivana Molnárová