Jak na tendrování ve facility managementu?

„e-aukce ve službách nejsou vhodné“
 

Jaký máte názor na e-aukce tzn. soutěžení služby čistě na cenu? 

AP: V rámci zákona o veřejných zakázkách musíme být transparentní, rovnoprávní a nediskriminační. Zákon o veřejných zakázkách se upravoval především kvůli velké kritice, že se soutěží pouze na cenu. Teď se tedy soutěží tzv. ekonomická výhodnost a tam by se měly zohlednit ještě další věci, celoživotní cykly apod. 

JP: Já e-aukce nemám moc rád. Z hlediska zákazníka je to sice šance získat nejlepší cenu, ale je otázka, co za tu cenu zákazník získá. Kolikrát vysoutěžíte cenu, za kterou to pak nejste schopen ani udělat. Já chci, aby facility bylo kvalitní, takže zákazníkovi často říkám: máte to za nejlevnější cenu, ale to, co máte za ty peníze slíbeno, nemůžete reálně dostat. Oni vás v podstatě podvádí. Do facility se snažím vnášet férovost. A nejnižší cena není férovost.

Na co bychom v zadání tendru neměli zapomenout?

AP: Když to budu chtít odlehčit, tak na nic. Před vypsáním zadání byste měl znát vše, co se zakázkou souvisí. Z pohledu Zákona o zadávání veřejných zakázek nemůžete a ani nesmíte měnit zadání. Můžete upřesnit případné dotazy na zakázku, ale odpovědi na ně mají pouze funkci upřesňující specifikace (v případě zásadních změn v zadání to může být důvodem k vypsání nové zakázky).

JP: Samozřejmě bychom neměli zapomenout na poskytnutí dostatku informací o zakázce. V neposlední řadě na dostatečný časový prostor na prohlídku poptávaného místa, na případné dotazy a na zpracování nabídky.

Jaký je správný postup při tendrování?

AP: Pro veřejný sektor stále platí: „Správný postup je takový, který splňuje všechny zákonné povinnosti.“ Nikdo nic dodatečně nedotazuje, poskytovatelé rozumí poptávce. To je ideál, který se nestává.

JP: Zadavatel by měl v praxi v první řadě vědět, co vlastně chce a co od poptávané služby očekává. Takže před vypsáním samotné poptávky by měla proběhnout analýza a popis všech poptávaných služeb. Měla by být předem stanovena i kritéria pro hodnocení nabídek.

Která kritéria kromě ceny by měla ve výběrovém řízení facility manažery zajímat?

AP: Vedle ceny je to samozřejmě kvalita. Možností, jak získat kvalitu, je více. Dodavatel musí splňovat profesionální znalosti, mít akreditaci v oboru, zaměstnávat kvalitní vlastní zaměstnance. Toto se lehce říká, ale hůře definuje a nastavuje do poptávky. Další možností získání kvality je nastavení tzv. parametrů SLA, KPI, CPI (což se už úspěšně používá).

JP: Samozřejmě kvalita, zkušenost a reference dodavatele s podobnými zakázkami. Nebo například rozsah kvalifikace personálu poskytovatele. Bohužel ve většině výběrových řízení je jediným kritériem pouze cena.

Co všechno bychom si měli zjistit o firmách, které vstupují do výběrového řízení? Jaké jsou varovné signály, že by dodavatel/poskytovatel služeb nemusel být spolehlivý?

AP: Toto je vždycky velmi těžké. Poptávaný dodavatel musí splňovat především to, že po finanční stránce se jedná o zdravou firmu. Lehce se to řekne, hůře se to zjišťuje! K tomu slouží třeba podepsané reference. Reference by měla odpovídat skutečnosti, aby nezkreslovala realitu.

JP: Varovné signály se velmi těžko rozeznávají člověku, který nezná FM trh. Proto je dobré pro výběrová řízení většího rozsahu využít služeb poradců, kteří se přípravou zadání výběrových řízení zabývají. Nicméně jedním z nich může být i extrémně nízká cena nebo nedostatek referencí.

Kolik firem bychom si měli pozvat do výběrového řízení? A kolik hodnotitelů by mělo být na naší straně?

AP: Tři až pět firem je minimum i standard podle velikosti. U větších zakázek bývá více firem. Množství nabídek není zárukou vyšší kvality zakázky. V souladu se Zákonem o zadávání veřejných zakázek a splněním zadávacích podmínek účastníků vyhodnotíte podle předem daného klíče vítěze. U vítěze potom kontrolujete úplnost nabídky. Hodnotitelů je také tři až pět. Velká zakázka hrazená z dotace vyžaduje více zástupců, třeba i zástupce nadřízeného orgánu (například ministerstva).

JP: V oblasti mimo veřejné zakázky je to obdobné, 3 - 5 poptaných firem, minimálně 3 hodnotitelé.

Jaké jsou typické chyby manažerů při tendrování?

AP: Veřejný zadavatel musí zvládnout správně a komplexně definovat rozsah zakázky. Jak to udělat, když zakázce právě veřejný sektor tak úplně „nerozumí do hloubky“, protože to není jeho core business? V takovéto situaci využíváme pomoci odborného znalce v oboru (konzultanta). Z vlastní zkušenosti mohu doporučit. Rady, doporučení a nastavení zakázky společně se znalcem v oboru se zadavateli
vyplatí!

JP: Nejčastější chybou na straně zadavatele je, že často neví, co chce, respektive chce to, co dostával doposud (v případě opakovaného tendru) a chce to lepší a zároveň levnější.

Jaký je rozdíl při tendrování ve veřejné správě a v komerční sféře?

AP: Za mě veliký! Z předchozích odpovědí je patrné, že splnění Zákona o zadávání veřejných zakázek není vůbec jednoduché. Velmi známý a využívaný je § 6, který musíte jako zadavatel splnit. Mluví se v něm o dodržení transparentnosti, rovném zacházení a zákazu diskriminace. Ať si každý udělá názor na uvedený paragraf sám.

JP: I za mě je ten rozdíl značný. Veřejná správa je svázána Zákonem o zadávání veřejných zakázek, který mimo jiné obsahuje i množství potvrzení a dokladů, které musí poskytovatel ke své nabídce přiložit. Dále, a to je hlavní, poskytuje minimální možnost zadavateli vybrat nabídku, která je sice o něco dražší, ale kvalitativně lepší. To je jeden z důvodů, proč se já osobně veřejných výběrových řízení zúčastňuji opravdu minimálně.

Ne každý umí prohrávat. Jak by měl manažer reagovat na obvinění, že si vybral konkurenční firmu kvůli kamarádství, korupci? Dá se tomu bránit?

AP: Nechala jste si „nejlepší na konec“! Veřejná správa by se měla chovat tak, aby tato varianta nenastala! Bránit se tomu nedá. Spory, které končí u soudu, stojí obě strany hodně úsilí a energie. Jsem moc rád, že jsem se do této situace nedostal, a doufám, že nedostanu.

JP: Stát se to může, Česká republika je poměrně malá a dá se říct, že lidé z oblasti facility managementu se znají ve velké míře navzájem. Jediná cesta, jak tomu zabránit, je, aby komise pro výběr poskytovatele byly vícečlenné a vše probíhalo co nejvíce transparentní cestou. Pak by neměl být pro manažera problém si svoje rozhodnutí obhájit.

Připravila Ivana Molnárová