Inteligentní software pro správu nemovitostí

Computer Aided Facility Management (CAFM) 

Současným trendem ve facility managementu je CAFM, pohodlný styl práce, který převedl správu budov na správu digitálních dat. CAFM systém je splněným snem každého facility managera, protože zjednodušuje, zrychluje a zpřehledňuje procesy spojené se správou nemovitostí a poskytováním služeb nájemcům. CAFM systém slouží ke strategickému i operativnímu plánování. Vrcholovému managementu poskytuje důležitá data pro finanční controlling prostřednictvím dashboardů a střednímu managementu pomáhá při operativním řízení pracovníků a procesů.

Vše přehledně a na jednom místě

Většina organizací využívá k plánování úkolů kalendáře, kancelářské aplikace nebo své vlastní programy. V oblasti facility managementu se můžeme setkat s programy pro evidenci a inventarizaci majetku pomocí čárového kódu, s programy pro plánování BOZP a PO, s programy pro správu vozového parku a mnoha dalšími.

Nevýhodou těchto programů je neexistence vzájemné vazby mezi daty v dílčích systémech a nutnost naučit se pohybovat v několika různých aplikacích. CAFM systémy naopak komplexně pokrývají všechny obvyklé oblasti facility managementu a vše je tak dostupné na jednom místě. Systémy CAFM vám pomohou sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí.

Které povinnosti můžete hodit na počítač (a za hlavu)?

Software vám pohlídá všechny TERMÍNY v harmonogramu povinných kontrol. Už nikdy nezapomenete na pravidelnou údržbu nebo revizi technologických zařízení budovy. V předstihu vám přijde upozornění mailem nebo prostřednictvím mobilní aplikace.

Všechny dokumenty a smlouvy budete moci evidovat elektronicky a BEZ PAPÍRŮ. Zbavíte se složek, šanonů, nalepovacích barevných papírků a podobných nedokonalých způsobů dokumentace. Pokud jste se v šanonech někdy snažili něco najít, tak si umíte představit, jakou časovou úsporu elektronická evidence přinese.

Žádný požadavek už se NEZTRATÍ, NEZAPOMENE… Veškeré problémy a požadavky budou nájemci a uživatelé budovy hlásit prostřednictvím aplikace, ve které si budou moci sami ověřit stav řešení svého požadavku.

Facility manager má lepší KONTROLU nad prací svého týmu. Software mu umožní snadno a rychle delegovat úkoly, přiřazovat priority a deadliny. A kontrolovat! Protože tím, že úkol zadáme, ho nemůžeme automaticky považovat za splněný.

Systémy CAFM spravují ANALYTICKÁ DATA, třídí je a dávají je do souvislostí prostřednictvím reportů, jejichž předností je i přehledné grafické zpracování.

A mnoho dalšího (včetně inventarizace majetku, objednávek u dodavatelů nebo schvalování faktur). Software je navíc dostupný ONLINE A ODKUDKOLIV.

V Panattoni používají systém Singu
Developerská společnost Panattoni se soustředí na výstavbu a správu průmyslových i kancelářských prostor. Oslovili jsme Head of Property Management pana Roberta Chmelaře a zeptali se ho, jak mu vyhovuje práce se systémem Singu, který v Panattoni používají.

Jaké je hlavní poslání Panattoni? Můžete nám společnost stručně představit?
Panattoni Development Company je jednou z největších světových developerských společností v soukromých rukou, má třicet tři poboček v Severní Americe a Evropě. Od zahájení činnosti ve střední Evropě v roce 2005 společnost dokončila dohromady přes deset a půl milionu metrů čtverečních moderních průmyslových prostor v Polsku, České republice, Slovensku, Německu, Španělsku, Portugalsku, Nizozemí a Velké Británii. Nabízíme průmyslové, skladové i kancelářské plochy. Specializujeme se na stavby na klíč (build-to-suit), které přesně odpovídají požadavkům jednotlivých klientů. Mezi naše klienty v České republice patří společnosti jako Amazon, Tchibo, Coca-Cola, Zásilkovna nebo DHL. Panattoni obhájila již popáté za sebou pozici lídra evropského industriálního trhu.

Budovy nejen stavíte, ale následně se o nájemce staráte v rámci property managementu…
Cílem je se o nájemce i nadále v dokončené budově starat dlouhodobě, je tomu takto u většiny dokončených projektů. Víme, že je to ideální způsob, jak pomoci našemu klientovi budovu využít na maximum pro jeho prospěch a zároveň mu usnadnit dosáhnutí jeho obchodních cílů. Zároveň, do budoucna jsou pro nás informace získané z užívání budov velice užitečné pro další průmyslovou výstavbu.

V Panattoni používáte pro správu budov systém Singu. Je správa majetku prostřednictvím informačních technologií efektivnější?
Ano. Pokud by nebyla, nemělo by smysl takové řešení implementovat. Samozřejmě žádný takový systém není samospásný, ale pokud máte správně nastavené vnitřní procesy, informační technologie jednotlivé účastníky drží v nastaveném řádu a správné informace se dostávají ke správným lidem. Jak se říká, budoucnost, ale dle mého názoru už i současnost, patří informačním technologiím a to se týká i správy nemovitostí. Pro nás vše neskončilo implementací poslední verze Singu, ale pracujeme společně s vývojářem Singu na dalším vývoji systému a jeho integraci v rámci property managementu.

Které konkrétní úkoly z oblasti property managementu jste v Panattoni delegovali na software? 
Těch věcí je více. Od pravidelných technických úkonů přes automatický reporting technických záležitostí až po sledování záruk jednotlivých prvků budov.

Převzal za vás systém nějakou nepříjemnou povinnost, které jste se s velkou radostí zbavil?
To přímo ne, ale velice vítám automatické připomínání nedořešených záležitostí. Pokud někdo některý z požadavků z nějakého důvodů nedokončí, funguje jakýsi „připomínač“ přímo ze systému, který předchází řešení ze strany přímého nadřízeného dotyčného pracovníka. Myslím, že tato forma je příjemnější pro všechny strany a je velice účinná.

Máte díky systému Singu dokonalejší přehled o práci vašeho týmu? Usnadňuje vám zadávání a kontrolování úkolů?
Ano, je to jedna z velice přínosných vlastností systému. Pro všechny odpovědné osoby je řešení požadavků a celý průběh naprosto transparentní. Ve zkratce to znamená, že všichni v reálném čase mohou sledovat, co se s daným požadavkem děje, jak případně probíhá odstraňování závady a co vše se za tím skrývá. Zároveň dokážete díky jasným indikátorům srovnávat jednotlivé projekty - jak na nich technická správa funguje - a služby tak lze stále zlepšovat.

Zkvalitnil systém i komunikaci s uživateli budovy? Naučili se nájemníci například používat mobilní aplikaci?
Určitě ano. Pokud zavádíte takový systém v již zaběhnutém projektu, je potřeba o něco více času na komunikaci klientům s vysvětlením, proč je výhodné tento systém používat a jaké benefity to konkrétně jim přináší. Trh nabízí mnoho možností a my jsme si vybrali Singu právě pro jeho efektivitu, jednoduchost a velmi přátelské uživatelské prostředí. Když vezmete v potaz, že systém, aby byl využíván na sto procent, by měla používat velmi různorodá skupina lidí - od technických pracovníků na straně FM a property managera přes klienta a jeho pracovníky až po například asset managera – potřebujete prostředí, které bude jednoduché, srozumitelné a naopak nikoho neodradí. Na trhu jsem viděl několik systémů, u kterých jsem si říkal, že je mnohem rychlejší řešit konkrétní závadu telefonicky, nežli hledat složitý způsob řešení v rámci online systému.

Pomáhá vám tento nový systém i s analýzou dat? Je schopnější (a uživatelsky přátelštější) než Excel?
Ano. Je pro nás velice důležité srovnávat jednotlivé projekty skrze celé portfolio, které zahrnuje několik desítek samostatně stojících objektů. Konsolidovaná data vám mohou pomoci i v následném výběru TZB (technického zabezpečení budov) a dodavatelů při výstavbě. Díky srovnání dat přesně víte, které zařízení vybočuje svou poruchovostí nad ostatními, a případně tak můžete eliminovat jeho další nákup v budoucnu. Ve velké míře systém také eliminuje možnou lidskou chybu. Pokud s jedním souborem v Excelu pracuje více lidí, není to úplně optimální, je zde velký prostor pro chybu, Singu je v tomto ohledu mnohem vhodnější.

Text: Ivana Molnárová, Foto: Shutterstock, archiv Panattoni