Trendy ve facility managementu pro rok 2022

V souvislosti s energetickou krizí bude hlavním úkolem facility managementu v roce 2022 snížení spotřeby energie, aniž by se přitom snížily i standardy kancelářských prostor pro uživatele. Jakými praktickými kroky lze tohoto cíle podle vás dosáhnout? 

V T-Mobile Czech Republic jsme v roce 2019 nastartovali projekt modernizace pracovního prostředí, který přinesl našim zaměstnancům novou kvalitu pracovního prostoru a zároveň podpořil transformační změny směřující k vyšší efektivitě a celkovému výkonu. Hlavní změnou je postupný přechod všech kancelářských lokalit na koncept plně sdíleného pracovního místa doplněný o kolaborační, komunikační a relaxační zóny při zajištění maximálního komfortu pro zaměstnance. Díky tomu výrazně optimalizujeme rozsah využívané kancelářské plochy a tím automaticky snižujeme i celkovou spotřebu energie potřebné pro obsluhu kancelářských prostor. Zároveň ušetřené peníze můžeme dále investovat do dalšího rozvoje pracovního prostoru s důrazem i na energetickou efektivitu.

Dalším trendem je digitalizace ve facility managementu. Jaký software ve své práci používáte? A jak vám konkrétně pomáhá zjednodušit/zrychlit procesy ve firmě?
T-Mobile Czech Republic je součástí koncernu Deutsche Telekom AG a pro strategické řízení a reporting používáme společný podnikový systém SAP. Pro podporu a vyřizování operativních požadavků a evidenci lokace zaměstnanců využíváme lokální systémy, které efektivně doplňují hlavní podnikový systém.

Jak probíhá komunikace vašich kolegů z jiných oddělení s týmem facility managementu? Když mají technický požadavek nebo problém, hlásí to na recepci, nebo použijí aplikaci v chytrém telefonu? Jak by měla komunikace probíhat, aby byla efektivní?
Pro řešení operativních požadavků komunikujeme s našimi interními zákazníky přes lokální systém s využitím webového portálu. Zároveň se nám osvědčilo v rámci standardního projektového řízení zapojit tzv. ambasadory z jednotlivých divizí do větších facility projektů. Ambasadoři se svojí znalostí fungování konkrétní divize v rámci společnosti nám pomáhají s komunikací plánovaných změn v oblasti pracovního prostředí, organizací a řízením zásadních aktivit v oblasti facility managementu. Mohou to být projekty modernizace pracovního prostoru, změna dislokace jednotlivých týmů, případně další klíčové facility aktivity.

Většina lidí si pod facility managementem představuje běžnou údržbu budovy, pána s žebříkem, který přijde vyměnit žárovku. Jak uvažujete o facility managementu vy? A jak se podle vás bude v budoucnu role facility manažerů měnit?
Za mě vnímám roli facility managementu jako jednu z důležitých součástí firemního řízení. Měl by spoluutvářet strategické směřování firmy. Správně nastavené pracovní prostředí podporující firemní kulturu vytváří základnu pro inovativní myšlenky a nápady, které posouvají každou firmu dopředu. Zároveň má facility management tým na starosti často poměrně velké rozpočty, takže přirozeně by měl přinášet firmě přidanou hodnotu z hlediska nákladové a prostorové efektivnosti.

„Správně nastavené pracovní prostředí podporující firemní kulturu vytváří základnu pro inovativní myšlenky a nápady, které posouvají každou
firmu dopředu.“

Měl by se podle vás facility manager účastnit porad top managementu? Měl by se podílet na strategických rozhodnutích firmy? (Například navrhnout stěhování a tím snížit náklady na nájem?)
Facility manager by měl aktivně spoluutvářet a prezentovat facility strategii nejvyššímu vedení každé společnosti. Takže nemusí se účastnit porad pravidelně, ale měl by být přítomen a představovat vize a klíčové projekty managementu ve správný čas, to znamená s dostatečným předstihem. Facility vztahy a závazky jsou většinou dlouhodobé, proto musí facility manager vytvářet strategie pro delší období a seznamovat s nimi průběžně management společnosti.

Využíváte ve FM primárně in-house zaměstnance, nebo služby spíše outsourcujete? Který přístup považujete za přínosnější?
Fungujeme v rámci hybridního modelu a spojujeme je efektivně dohromady. Pro strategické a projektové řízení a plánování využíváme interní zdroje. Také pro efektivní komunikaci uvnitř firmy z hlediska podpory klíčových projektů v oblasti facility považujeme interní zaměstnance za nenahraditelné. Na druhou stranu pro provozní správu a služby facility managementu využíváme externího partnera. V nedávné době jsme si prošli výběrovým řízením na jednoho partnera, který by tyto služby pokrýval přes všechny námi spravované lokality. Tento systém nám přinesl zajímavé přínosy z hlediska tzv. úspor z rozsahu, významně zrychlil a zjednodušil běžnou správu všech našich lokalit a zároveň zrychlil implementaci pandemických opatření. Vše máme „pod jednou střechou“ a odpadá nám koordinace mezi jednotlivými dodavateli.

„V rámci facility managementu se soustředíme na nastartování agilního přístupu. Zároveň nezapomínáme na kontinuální vylepšování pracovního prostředí a trvale se věnujeme nákladové efektivitě.“

Jak do vašeho oboru zasáhla pandemie? Jaké nové úkoly z toho pro vás vyplynuly?
Hlavně na začátku pandemie bylo facility zapojeno do krizového řízení velmi intenzivně. Nové hygienické standardy, organizace pravidel na pracovišti a úpravy prostor pro zachování maximální bezpečnosti. V tuto dobu už si pravidla pouze aktualizujeme dle vývoje pandemie a nastavených opatření v rámci společnosti.

Jaké jsou vaše plány do budoucna a cíle, kterých chcete na své pozici dosáhnout?
V tuto chvíli se v rámci facility managementu soustředíme hlavně na podporu transformačních změn, které v naší společnosti probíhají. Jedná se o nastartování programu agilního přístupu v co nejširším rozsahu. Zároveň klademe důraz na udržitelnost, nezapomínáme na kontinuální vylepšování pracovního prostředí a trvale se věnujeme nákladové efektivitě. V souvislosti s výrazným růstem cen energií nás čekají zajímavé výzvy.

Autor: Ivana Molnárová, Zdroj foto archiv T-Mobile / alliedmarkertresearch.com