Štěpánka Pancová: Recepce roku je pocta recepčním službám

Jak vůbec vznikl nápad na uspořádání soutěže Recepce roku?
Prvotní nápad na soutěž s tematikou recepcí vznikl již před opravdu dlouhou dobou. Naším záměrem v rámci spolku Recepce není vrátnice bylo popularizovat recepční služby a přiblížit jejich problematiku široké veřejnosti. Konkrétní podobu začala soutěž získávat přibližně před dvěma roky, kdy jsme se pustili do příprav prvního ročníku.

Je podle vás pozice recepčních ve firmách přehlížená? Většina lidí si totiž uvědomí důležitost recepce až ve chvíli, kdy je pracovník recepce na dovolené nebo onemocní. 

Máte pravdu v tom, že některé firmy své pracovníky na recepci stále přehlížejí. Dalším faktorem, proč v určitých společnostech recepční služby nezajišťují proaktivní, milí a vstřícní pracovníci, je tlak na cenu poskytovaných služeb. Špatný první dojem, který si příchozí z návštěvy takové recepce odnáší, se pak napravuje opravdu velmi dlouho a těžko. Recepce je totiž úplně prvním kontaktem potenciálního zaměstnance, klienta či obchodního partnera s firmou. Zákonitě tak hraje zásadní roli při vytváření vztahu příchozího k dané společnosti. Velmi nás těší, že první ročník soutěže Recepce roku jasně dokázal, že existují také firmy, které si důležitost recepce plně uvědomují, svých recepčních si váží, a dokonce je prostřednictvím nominace chtějí veřejně pochválit a ocenit. Vždyť i takové drobnosti jako příjemný telefonát nebo pozitivní přístup pracovníka recepce dokážou klienta přesvědčit o kvalitách firmy mnohem lépe než kdejaká drahá reklama.

Jak vnímáte roli recepčních? Dalo by se říct, že jsou to takové duše firmy?
Myslím, že práci recepčních velmi trefně popsala Milli Dítě Radová ze společnosti D’Eclair zabývající se outsourcingem recepčních služeb, která se v rámci vyhlašovacího eventu zúčastnila panelové diskuze. Podle ní je recepce vizitkou a srdcem celé firmy. Pracovník recepce často zastává hned několik rolí. To se ale občas zvrtne v situaci, kdy má recepční na starosti tolik jiné agendy, že už pak nemá dostatek času a sil na to být „duší firmy“ a formovat první dojem u příchozích. Což je velká škoda, protože z praxe víme, že na dobře naladěné a profesionální pracovníky recepce se klienti vyloženě těší. Osobně si dovolím tvrdit, že je práce na recepci vhodná pro osoby, které obecně milují lidi, nebaví je monotónní práce a jsou dostatečně kreativní, aby elegantně vyřešily i ty nejnáročnější situace. Musím ale uznat, že jsme se setkali také s opačným případem, kdy zaměstnanci do práce chodili raději zadním vchodem, než aby prošli kolem nepříjemného pracovníka recepce.

V letošním ročníku soutěže se hodnotila recepce jako celek - tedy jak design vstupních prostor, tak přístup recepčních. Plánujete do letošního ročníku zařadit více soutěžních kategorií?
Samozřejmě si uvědomujeme, že jednou z věcí, ve které se firemní recepce za poslední dobu velmi změnily, je právě jejich vizuální stránka. Firmy začaly spolupracovat s architekty a do designu svých vstupních prostor mnohdy investují nemalé finanční prostředky. Do prvního ročníku jsme ale kategorii, která by se věnovala pouze designu nezahrnuli, protože jsme si nejdřív potřebovali ověřit, jak velký zájem o soutěž  vlastně bude. Výsledky nás velmi mile překvapily, a proto mohou recepce tento rok soutěžit nejen v hlavní kategorii Recepce roku
2022, ale i v kategorii Recepce roku – cowork, která je určena recepcím v coworkingových centrech a servisovaných kancelářích a ve velmi specifické kategorii Recepce roku – design. Právě ta se totiž zaměřuje čistě na design recepcí. Nominace do letošního ročníku zahájíme na začátku dubna.

O vítězích rozhodovala odborná porota. Jak probíhalo hodnocení recepčních v praxi? Vyrazili porotci přímo do terénu?
Devítičlenná odborná porota se do hodnocení recepcí zapojila až v poslední fázi soutěže, kdy po vyhodnocení odborného auditu ze všech soutěžících recepcí vzešli tři finalisté. Všichni porotci se vydali do terénu a osobně navštívili každou z těchto tří recepcí. Nešlo jenom o nějaké rychlé hodnocení „od stolu“, ale skutečně tomu věnovali čas a úsilí. U recepcí hodnotili celkem osm různých kritérií, které měly základ v odborném auditu recepčních služeb. Ta ale byla samozřejmě upravena tak, aby s nimi mohli pracovat i porotci, kteří logicky nemají takové komplexní zkušenosti a trénink, jaký mají auditoři. 

Kolik času vám zabrala příprava akce? A promítla se do toho nějak i pandemie? Plánovat eventy v dnešní době je dost odvážné.
Vyhlášení vítězů je nedílnou součástí jakékoliv soutěže, takže příprava slavnostního vyhlášení vlastně začala už na začátku léta 2020, kdy proběhla první reálná diskuze o uspořádání soutěže. Měli jsme tehdy pocit, že pandemie brzy pomine a chovali jsme naději, že se nám soutěž bez problému podaří jak naplánovat, tak zorganizovat. To jsme se ale dost spletli. Společenská situace byla tak nestálá, že jsme soutěž museli posunout téměř o rok. Loni na jaře jsme ale začali být natolik netrpěliví, že jsme se to rozhodli risknout. Když se teď na celou záležitost dívám zpětně, tak musím uznat, že jsme byli velmi naivní. Auditory jsme vypustili do terénu bez ohledu na stav a začali jsme také s plánováním eventu, na kterém jsme chtěli všechny vítěze vyhlásit. Vůbec jsme si nepřipouštěli, že by situace mohla dojít do tak vážného stavu, že bychom celou akci museli nakonec zrušit. S organizací nám naštěstí pomáhala zkušená majitelka eventové agetury M-Ocean Martina Kafková, která nás přesvědčila, abychom slavnostní vyhlášení nesměrovali na večer, ale spíš ho pojali jako dopolední event s odbornou panelovou diskuzí. Akce proběhla v Galerii Louvre, která je součástí kavárny Café Louvre a bylo ji možno v reálném čase sledovat prostřednictvím streamu, jehož záznam je i nadále k dispozici online. Velkou oporou nám byl také tým agentury senseZOOM, který se staral o veškeré marketingové aktivity spojené se soutěží.

Autor: Ivana Molnárová, Zdroj foto: archiv redakce / Ivana Molnárová