Facility management budoucnosti

Většina lidí si pod pojmem facility management představí běžnou údržbu budovy, pána s žebříkem, který přijde vyměnit žárovku. Jak uvažujete o facility managementu vy? A jak se podle vás bude v budoucnu role facility manažerů měnit? 
Ano, toto je velmi rozšířená a velmi zjednodušená představa. Ve skutečnosti se však jedná o mnohem složitější mechanismus. Facility management je v podstatě podpora hlavní činnosti našich klientů, která sice nepřináší zisk, ale je nezbytná pro provoz. Zahrnuje řízení správy jedné či více budov, dohled nad jejich údržbou a řešení případných havarijních stavů či krizových situací. Technologie se neustále vyvíjejí, ale stále platí, že provoz musí být nejen přínosný, ale i finančně přijatelný. V budoucnu bude role facility manažera více spjata s moderními technologiemi a zdroji technických informací nezbytných k udržení chodu vlastního provozu budovy. Obsluhu budou zajišťovat technici
s patřičnou odborností. Nedílnou součástí se stane i ochrana dat a zařízení před vnějším nežádoucím zásahem.

Co všechno obnáší práce facility manažera v DHL? Jaká jsou specifika vaší společnosti?
Facility manažer má mimo výše uvedeného na starosti zpracování podkladů, spolupráci při vedení výběrových řízení subdodavatelů a vyhodnocení cenových nabídek. Zajišťuje vedení a kontrolu práce údržbářů, techniků a úklidu nebo řeší odstranění vzniklých závad. Je v kontaktu s nájemci, hlavními dodavateli a s odbornými i servisními firmami. Zároveň připravuje podklady pro servisní či rámcové smlouvy a je odpovědný za jejich kontrolu a plnění. Společnost DHL je stabilním partnerem našim zákazníkům, dodavatelům a v neposlední řadě zaměstnancům. Práce facility managementu pomáhá vytvářet příznivé podmínky pro dlouhodobou spolupráci se zákazníkem a svými zaměstnanci, abychom byli a zůstali jejich první volbou a doporučením pro ostatní. Na prvním místě je pro nás bezpečí a zdraví našich zaměstnanců. Dále pak transparentní komunikace a důvěra. Velký důraz je kladen i na ekologii v podobě řízení odpadového hospodářství, třídění odpadů a řešení recyklátů.

Které konkrétní činnosti vám zaberou nejvíce času?
Nejvíce času zabere vedení týmu, řešení problémů, vyhodnocování rizik a následných dopadů. Každý den je jiný, objevují se nové úkoly a díky tomu získáváme i nové zkušenosti, které vzájemně sdílíme. Výborné na tom je, že není vůbec čas se nudit.

Využíváte ve FM primárně in-house zaměstnance, nebo služby spíše outsourcujete? Který přístup považujete za přínosnější?
Využíváme obojí. Služby, které jsou méně časté a vyžadují odbornou kvalifikaci, zajišťujeme profesionálními techniky od našich dodavatelů. Vlastní techniky využíváme spíše pro každodenní údržbářské práce. Obě možnosti, případně jejich kombinace, jsou přínosem, když jsou využívány efektivně.

Jakou roli dnes hraje ve FM automatizace, digitalizace a umělá inteligence? Umíte si představit, jak by vypadala vaše práce, kdybyste neměl k dispozici inteligentní software? 
Vše zmíněné hraje důležitou roli. Neustále hledáme a zkoušíme nové možnosti pro zvýšení efektivity našich provozů. Nejsložitější je vytvoření vhodného návrhu, aby výsledek byl efektivním i finančním přínosem pro daný provoz. Pokud bychom neměli k dispozici inteligentní software, nebyla by naše práce tak efektivní, jako nyní je. Došlo by k poklesu toku provozních informací, které nám pomáhají vyhodnotit provozní stav, a tím by se zpozdila realizace případných opatření.

Jaké konkrétní technologie používáte a v čem vám usnadňují práci?
Ve stručnosti uvedu dva příklady. Pro přehledné řízení požadavků na správu budov používáme Facility service management systém (FSMS). Pro dálkové odečty energií používáme SOFTLINK. Máme tak k dispozici nástroje pro okamžité získání provozních informací, které nám umožňují přijímat správná rozhodnutí, mít přehled o nákladech a zajištění plnění všech nezbytných revizí a kontrol.

Dá se říct, že pandemie přispěla ke zviditelnění práce facility managementu s tím, jak se zvyšovaly hygienické standardy?
V rámci pandemie se nám rozšířil rozsah facility managementu o nové aktivity, například o distribuci ochranných prostředků, ozonizaci kancelářských ploch, dezinfekční činnost včetně zajištění dezinfekce svozových linek před každou směnou a aktivně jsme se podíleli na organizaci testování a samotestování zaměstnanců na COVID.

Znamenala pro vás pandemie i potřebu hledání úspor?
Úspory hledáme průběžně, pandemie v podstatě jen zdůraznila potřebu je hledat. Konkrétním příkladem je přechod na LED osvětlení celého skladu. Toto řešení mělo nejen finanční, ale i ekologický dopad. Dalším takovým příkladem je umístění termofolií na okna v kancelářích, díky kterým dochází k eliminaci výkyvů teplot. Sníží se tak výdaje za vytápění v zimních měsících a provoz klimatizace v létě. Zaměstnancům se tím současně výrazně zlepší pracovní prostředí.

Jaké jsou vaše plány do budoucna a cíle, kterých chcete na své pozici dosáhnout?
Plánem je zlepšovat a zjednodušovat nebo zefektivňovat naše postupy například použitím vhodných technologií, abychom dosáhli dlouhodobé spokojenosti klienta. K tomu je zapotřebí rozšiřovat znalosti všech členů týmu FM, jen tak se nám podaří rozvíjet profesionální přístup k řešení nových situací. Mým cílem je dát naší práci smysl, abychom ji dělali s vědomím, že po nás zůstane něco přínosného a úspěšného.

Připravila Ivana Molnárová