Bezproblémový provoz recepcí a možnost vstupu nonstop? Jednoduše s e-Reception.

Můžete prosím našim čtenářům e-Reception blíže představit? Jaké jsou její očividné výhody vůči fyzické recepční?
Naše e-Reception je cesta, jak lze zautomatizovat a zefektivnit vstup do budov. Jedná se o řešení, které dokáže zcela nahradit běžné procesy fyzické recepční, kterými jsou například odbavení návštěv a jejich identifikace, vedení docházkové knihy, video spojení s osobami uvnitř budovy, vydávání vstupních karet či generování QR kódů a mnohé další. Je tak efektivně zajištěna, jak procesní, tak bezpečnostní stránka vstupu do budovy. Mezi očividné výhody e-Reception vůči fyzické recepční nepochybně patří provoz 24/7, nespočetné jazykové mutace a velmi znatelná úspora nákladů. Pozvánky si uživatelé generují pomocí mobilní aplikace či webového rozhraní, tudíž zde lze hovořit i o vysoké přehlednosti pozvaných návštěv. Jedná se o velmi spolehlivého a přívětivého pracanta, jehož ovládání je velmi intuitivní a snadné.

Podle vašeho webového formuláře existují 2 způsoby využití e-Reception – buď jako úplná náhrada stávající recepční, anebo jako její podpora. O co se jedná ve druhém případě? Jakou úlohu by podle vás měla plnit stávající recepční a jakou elektronická?
Často se nám stává, že klienti mají tzv. „zdoublované“ recepce, což znamená, že na recepci místo jedné recepční sedí recepční minimálně dvě. Je to primárně z toho důvodu, že se recepční často stará i o provozní potřeby například kanceláří, vykonává tedy i funkci office manažera. V takovém případě by se ovšem nemělo stát, že recepce zůstane zcela prázdná a příchozí návštěvníky nemá kdo odbavit, tudíž musí na příchod recepční čekat. A tohle je přesně práce pro naši e-Reception! Zatímco pracovník recepce zařizuje jinou agendu, návštěvníci se bez problémů a bez čekání odbaví na našem kiosku.

Uvádíte, že kiosek si může zákazník zakoupit nebo mu společnost Innovis kiosek profinancuje. Mohla byste prosím podrobněji popsat, za jakých podmínek může potenciální zákazník počítat s touto variantou?
Uvědomujeme si, že v dnešní nestabilní době může být problém s hledáním většího objemu volných finančních prostředků na projekty, u kterých je nutné vynaložit určitou vstupní investici. V tomto případě dokážeme klientovi s takovouto investicí pomoci, a to tím způsobem, že prvotní náklady pokryjeme my, jakožto firma, a tuto částku poté klient hradí v rámci měsíčního paušálu. Znamená to tedy, že na počátku projektu klient nemusí vynaložit žádné vstupní náklady, ale začíná řešení hradit až formou měsíčních splátek.

e-Reception může fungovat v rámci různých objektů. Jaký by byl rozdíl mezi e-Reception na vysoké škole a v průmyslu?
Přesně jak uvádíte, naše e-Reception nemá jasně stanoveno, že se jedná o kiosek využitelný např. pouze pro administrativní budovy. Snažíme v tomto směru myslet tzv. „out of the box“, což znamená, že systém e-Reception „ohýbáme“ individuálně dle potřeb jednotlivých klientů, proto ji lze využít na různých objektech. Využití e-Reception na vysoké škole je principiálně velmi podobné jako to, které se využívá v administrativních budovách. Dnes je naprostým standardem, že se každý student musí při vstupu na akademickou půdu prokazovat studentským průkazem. V případě příchozích návštěv jsou na recepci, po zjištění důvodu vstupu a po předložení průkazu totožnosti, vydávány vstupní návštěvnické průkazy. A právě s touto agendou si e-Reception hravě poradí, včetně např. video spojení se studijním oddělením či s orientací po budově. V průmyslu využíváme e-Reception trošičku jiným způsobem. Dokážeme díky ní zautomatizovat logistické procesy na objektech. Nenahrazujeme zde tedy recepční, ale spíše vrátného, případně také minimálně jednu pozici ve spediční kanceláři. Zde je e-Reception propojena s dalšími technologiemi jako je např. kamera se čtením SPZ, automatická závora, LED tabule, ale také se spedičním softwarem používaným na objektu. Právě díky využití e-Reception na takovýchto objektech dochází k daleko efektivnějšímu identifikaci a odbavení řidičů, kteří přijedou ke klientovi na nakládku či vykládku zboží. Abychom vše ještě více zjednodušili, po prvotní registraci mohou řidiči pro vjezd využívat také velmi uživatelsky přívětivou mobilní aplikaci. 

Kolik by stál roční pronájem e-Reception?
Vše je velice individuální. Velmi záleží na procesech a funkcích, které jsou třeba na daném objektu. Ke každé poptávce přistupujeme individuálně, tedy ji i individuálně naceňujeme. Je rozdíl mezi cenou e-Reception, u které by byla potřeba vyvíjet nějaké dodatečné funkce a mezi e-Reception, u které postačí základní funkcionality. Mohu však prozradit, že se v základu pohybujeme někde na polovině nákladů např. za fyzickou recepční, takže roční úspora je zde opravdu znatelná.

V čem podle vás spočívá hlavní výhoda využití e-Reception? Je to záruka bezpečnosti a zjednodušení procesu odbavení, nebo kontrola jedince prostřednictvím přístupu k jeho osobním údajům?
Hlavní výhodou e-Reception je právě již uvedené zefektivnění procesů a úspora nákladů, kterou v dnešní době ocení nejeden klient. A nesmím zapomenout na takový ten příjemný nádech moderního přístupu. 

Řešení e-Reception lze, v jistém slova smyslu, prohlásit zárukou bezpečnosti procesu odbavení osob. Máte skvělý přehled o tom, kdo se vám pohybuje ve vašich prostorách a jaké množství osob se v danou chvíli na objektu nachází, což může být velmi důležité například při evakuaci budovy, a ve spojení s mechanickými zábranami a přístupovým systémem vám, bez vašeho vědomí, nikdo do objektu vstoupit nemůže. Eliminujeme zde také chybovost lidského faktoru a případnou možnost napadení pracovníka recepce za účelem násilného vstupu do budovy. 

Neřekla bych zde, že se jedná přímo o kontrolu jedince prostřednictvím přístupu k jeho osobním údajům. Některé budovy ověření totožnosti vůbec nevyžadují. V takových případech nemusí být čtečka ID do řešení zakomponována. Máme však klienty, kteří toto ověření vyžadují, a to primárně z bezpečnostních důvodů. Vše je na požadavcích klienta. 

Existuje určitý systém ochrany osobních údajů? Jak se může potenciální uživatel chránit před únikem svých dat? Koneckonců, pokud by si někdo přál, mohl by zjistit, s kým přesně měl člověk schůzku a kdy?
Veškeré procesy e-Reception splňují legislativní rámec zákona o ochraně osobních údajů a souvisejících evropských nařízení. Dbáme na to, aby data našich klientů byla vždy chráněna, a to se nejedná pouze o případ e-Reception, ale je tomu tak u všech našich technologických řešení. Vzhledem k faktu, že provozujeme taktéž dohledové centrum, bezpečnost a ochrana proti úniku jakýchkoliv dat je pro nás naprosto zásadní. Do systému mají přístup pouze ti uživatelé, kterým byl přístup udělen administrátorem. A i sami uživatelé vidí pouze do svých vlastních uživatelských účtů, na bázi tzv. uživatelských oprávnění, nemají tudíž přístup k účtům žádného jiného uživatele. Nemůže se tady stát, aby se někdo dostal k elektronické docházkové knize někoho cizího.

Kolik času obvykle zabere instalace e-Reception včetně implementace požadovaných funkcí? Existuje nějaké testovací období?
Instalace e-Reception na objektu jako taková obvykle trvá pouze několik dní. Naši technici jsou velmi šikovní. Následuje měsíční testovací období, kdy se v rámci implementace systému, napojení na ACS atp., vylaďují veškeré procesy tak, aby byl provoz e-Reception zcela hladký a bez jakýchkoliv problémů.

Může e-Reception zcela nahradit fyzickou sílu? Pokud ano, kdy by k tomu mohlo podle vás dojít?
Určitě může a děje se to již dnes. Vše je však odvislé od nastavených procesů a potřeb jednotlivých objektů. Pokud má společnost na recepci člověka, který zastává i jinou agendu například asistenta či office manažera, jsou zde procesy, které ještě nahradit neumíme (i když věřím, že vše je jen otázkou času a vývoje). Takže ano, e-Reception dokáže zcela nahradit fyzickou sílu a na spoustě objektů je to již realitou.

Ing. Kateřina Kulíšková
Business Development Manager ve společnosti Innovis
Je nadšencem do inovativních technologií a digitalizace. Ve společnosti M2C působí na pozici specialisty na automatizaci a digitalizaci objektů.

Autor: Yeva Bartkiv, Zdroj foto: archiv Kateřiny Kulíškové / archiv M2C