V kanceláři lépe než doma?

V kancelářích tráví řada lidí denně mnoho hodin. Jaké by kancelářské prostory měly být z hlediska plochy na osobu, osvětlení, klimatizace apod.? Na to jsme se zeptali Jany Vlkové, ředitelky oddělení Workplace Advisory firmy Colliers International.

V současnosti může vzniknout řada problémů z důvodu nepochopení systému například takového hot desku. Hot desking, který se poprvé objevil v devadesátých letech, je model sdílení jednoho pracovního místa více zaměstnanci, kteří nemusí v sídle společnosti pracovat neustále a většinu času tráví v terénu.
Hot desk je koncept myšlený na krátkodobou práci, ideálně nejvýš na čtyři hodiny, a někdy strategicky využívá prostor, kde třeba není tolik světla jako jinde. Ve firmách se pak může stát, že u takového stanoviště, jež nesplňuje podmínky na stálé pracovní místo, sedí víc lidí i celý den – a to je problém. Ne každý ví, že jednou z podmínek pro stálé pracovní místo je dostatek světla - minimálně 500 lumenů světla na pracovní desku.
Takzvané zahušťování kancelářských prostor jako přidávání stolů a nedostatek světla bez konzultace může vyústit v nespokojenost a únavu zaměstnanců, případně i jejich zdravotní potíže.

Jaký je Váš názor na kanceláře open space – jsou výhodné jen pro zaměstnavatele, nebo i pro zaměstnance? Co říkají odborné studie o vlivu prostředí v?open space na zdraví pracovníků (psychické i fyzické)?

Každý chce něco jiného a všechny naše požadavky závisí na našem rytmu a charakteru práce, odvíjejí se od našich pracovních návyků – tedy jsou individuální. Podívejme se však na několik zajímavých fakt o práci v open planu – například statistiku, že více než 50 % lidí pracujících v open space kancelářích zaslechne během práce důvěrné rozhovory kolegů. V otevřené kanceláři nás podle průzkumu něco nebo někdo vyruší v průměru každých 11 minut. Co se týká setkávání v kanceláři, které je vnímáno jako nezbytná součást úspěšné spolupráce mezi kolegy, ukazuje statistika studie Harvardské univerzity z roku 2017, že 70 %-ní propad osobní komunikace souvisí se zvýšením elektronické interakce mezi zaměstnanci o 20-50 %. Co tedy dělat, abychom byli všichni spokojení a zároveň se potkávali v kanceláři a komunikovali spolu a přitom se dokázali i soustředit?
Jaké procento otevřených kancelářských prostor je potřeba? Jak skloubit tyto různorodé potřeby se stávajícími prostory a kde je nejsnazší udělat kompromis? V současné době je běžným standardem, že pracovní stoly tvoří asi 60 % užívané plochy kanceláří a zbývajících 40 % slouží dalším funkcím pracovního prostředí a pracovních aktivit - roste podíl malých zasedacích místností s kapacitou do šesti osob, upouští se od velkých konferenčních prostor, které často neefektivně zabírají místo v kancelářích a využívají se v plné kapacitě jen několikrát do roka. Je běžné, že pro větší celofiremní schůzky (townhall meeting) se využívá například prostor business lounge. Taková společná zóna (prostor spojující funkci kuchyně, neformálního sezení a potkávání a relaxace) vytváří dnes srdce firmy, kde se zaměstnanci potkávají napříč pozicemi a funkcemi, mohou rychle a neformálně vyřešit pracovní problémy, kvůli kterým by se jinak scházeli v dohodnutých časech, mohou strávit kvalitně čas mimo open plan nebo vyřešit telefonní hovor, kterým by jinak rušili ostatní kolegy na pracovišti.

Co říkáte na snahy o „zlidštění“ kanceláří: třeba zakomponováním malého fitness-centra, povolením psů na pracovišti apod.?

Firmy se dnes skutečně snaží zaměstnancům usnadnit a zpříjemnit pobyt v kanceláři vytvářením komunitního prostředí. Se změnou přístupu k práci a vývojem technologií, které umožňují práci odkudkoli, je nutné vytvořit pro zaměstnance prostředí, kde mohou s kolegy sdílet informace, kde se mohou potkávat nejen při formálních schůzkách v zasedacích místnostech, a kde se budou cítit součástí „firemní komunity“.
Trendem je dnes jednoznačně vytvořit kancelářský prostor sloužící nejen pro práci, ale také jako prostředí podporující setkávání zaměstnanců, jejich inspiraci, výměnu informací a zároveň i relaxaci. Když jsou tedy zaměstnanci v práci, chceme pro ně vytvořit prostor, kde se budou cítit ještě lépe než doma.
Zároveň je důležité poskytnout lidem zážitek navíc. Příkladem již dnes nemusí být kulečník a stůl pro stolní tenis. Pokud to zaměstnanci neočekávají, tak může být takové vybavení pro firmu zbytečná investice. Naopak někdy může být pro zaměstnance zajímavé občerstvení zdarma v kanceláři, menší firemní akce, kde je možné se dozvědět o práci kolegů a vyměnit si zkušenosti, nebo prostor pro sportovní aktivity v menším rozsahu (nemusí se jednat o plně vybavené fitness centrum, ale jen prostor pro sportovní work-out). Součástí změny pracovního prostředí je často zpřístupnění střech kancelářských budov pro aktivity zaměstnanců. Pokud je terasa dobře upravena a pokryta firemním WIFI signálem, je možné na ní i plně pracovat a relaxovat. Často se dnes potkáváme například s týmovým nebo i rodinným grilováním na terase budovy. Příkladem je pražské BB Centrum, kde všechny budovy již nabízejí nebo budou v blízké budoucnosti nabízet zelené terasy s komfortním vybavením pro klienty.

Jak budou vypadat kanceláře budoucnosti – dojde k většímu uplatnění práce doma, tedy home-office, virtuální reality a dalších moderních prvků?

Za poslední rok a půl jsme oslovili více než 2000 zaměstnanců u klientů v ČR. Z realizovaných průzkumů vychází, že zaměstnanec chce kombinovat práci z kanceláře zároveň s prací „odkudkoli, nejen z domova“, což znamená, že pracovní prostředí kanceláře by mělo odpovídat domácímu “home feelingu” a současně nabídnout zaměstnancům potřebné technologické vybavení, které v domácím prostředí není běžné - kvalitní monitory pro práci, nejmodernější audiovizuální techniku pro video konference a vzdálenou komunikaci, případně prostředí, kde je snadné si s kolegy vyměnit potřebné informace, kde je podpořena kreativita a inspirace. Většina zaměstnanců dnes potvrzuje, že kancelář pro ně není inspirativní prostředí a nepodporuje inovativní myšlení. Přitom dnešní práce vyžaduje vytváření nových postupů a přístupů a kreativita je v určité formě součástí téměř každé náplně práce. Je tedy důležité prostřednictvím dobře navržených kanceláří podpořit zaměstnance a jejich inovativní přístup k pracovním úkolům.
Kanceláře budoucnosti? To, jak budou vypadat, se bude odvíjet od toho, co budou chtít zaměstnanci. U každého je "wow" faktorem něco jiného. Poradenský tým Workplace Advisory v Colliers se shoduje na jedné věci: budovy se dnes staví se záměrem budování a vytváření komunity. Když se budovy staví jako samostatný objekt, nedokáže to zaměstnance tak oslovit. Je důležité, že nemluvíme jenom o budovách, kde sídlí několik firem, nýbrž o komplexu, kde se něco vytváří. Něco, na čem záleží. Někam patřit je pro mladé lidi dnes víc než jen důležité.
Třeba The Park na pražském Chodově funguje také jako komunita. Organizuje sportovní turnaje a má komunikační platformu o službách v  komplexu, přičemž umožňuje zaměstnancům strávit v  prostředí kancelářského komplexu více času, než jen ten mezi příchodem a odchodem do práce. Proto radíme developerům, aby při přípravě svých projektů mysleli na přidanou hodnotu, kterou jejich projekt poskytne uživatelům kanceláří i sousedům, kteří již v lokalitě žijí nebo pracují.

Foto: Colliers International/Shutterstock