Recepce je vizitkou společnosti: Nikdy nepodceňujte sílu prvního dojmu

Recepční jsou především první kontaktní osobou, se kterou se klienti setkávají. Proto by měli být i specialisty na komunikaci a první dojem. Měli by být přátelští a měli by návštěvám věnovat plnou pozornost bez ohledu na to, kolik práce se na ně valí.

Recepční jako ambasadoři značky 
Každá firma, která chce být úspěšná, potřebuje mít skvělou image. Tuto image vytváří logo, vizuální identita propagačních materiálů, reklamní hesla, firemní kultura, styl komunikace, ale také reprezentativní prostor recepce a především osobnost recepčních, kteří se stávají vizitkou společnosti. Inteligentní a charismatičtí recepční vysílají signál, že standardy jsou vysoko a že můžeme očekávat profesionalitu napříč organizační strukturou.

Recepční jako manažeři
Kvalitní kandidáti na pozici recepčních však nenalákáme na to, že pro nás budou připravovat kávu, kopírovat papíry a vyřizovat vzkazy. Z recepčních se proto stávají office manažeři, community manažeři, asistenti CEO nebo specialisté interní komunikace. Recepční organizují
teambuildingy a workshopy pro zaměstnance, připravují komunikační kampaně ke covidovým opatřením, spravují firemní intranet nebo firemní časopis, mají na starosti onboarding nových zaměstnanců, strategicky se podílí na CSR aktivitách… Recepční tak mohou být opravdovou posilou týmu.

Recepční jako specialisté komunikace
Recepční jsou nejen manažeři prvního dojmu, ale také specialisté komunikace. Setkávají se i s komplikovanými typy lidí a měli by být schopni odhadnout, jak s kým jednat. Právě proto na recepcích potkáváme převážně ženy. Ženský prvek do tvrdého světa byznysu vnáší empatii a péči. Zatímco muži se soustředí na to, aby skórovali, ženy si všímají i svých spoluhráčů. Kultivují vztahy na pracovišti, jsou tady pro kolegy, kteří si potřebují postěžovat nebo se naopak pochlubit.

Čím může recepce zaujmout?
Vaše společnost má svou identitu, své poslání, své hodnoty… To všechno by měl prostor recepce sdělovat. Například dojem okázalosti a vysokého status quo vyvoláte pomocí opulentních buketů z čerstvých květin. Jsou sice drahé, ale přesně to přece potřebujete sdělit. Pokud chcete akcentovat spíše originalitu a kreativitu, přidejte do prostoru umělecká díla nebo stylové lustry. Pomocí motivačních nápisů na stěnách vyjádříte dynamičnost a drive.

Neměli byste opomenout ani praktickou stránku věci. Recepční pult by měl poskytovat dostatečný prostor pro práci recepční a současně skrývat nepořádek před očima návštěvníků. Neměla by chybět ani uzamykatelná skříňka, v níž si recepční může bezpečně uložit své osobní věci. Kopírka nebo tiskárna by měla být umístěna co nejblíže k recepčnímu pultu, aby recepční nikdy nezmeškala příchod hosta. Součástí vstupních prostor by mělo být i pohodlné posezení, kde si hosté budou moct vychutnat kávu během čekání na schůzku. Na konferenční stolky můžete umístit časopisy z vašeho oboru nebo časopisy o úspěšných lidech z byznysu. Na recepci rozhodně patří i plazmová obrazovka s prezentací vaší firmy a jejích úspěchů.

Autor: Ivana Molnárová, Zdroj foto: Shutterstock