Jak na organizaci dokumentů?

Organizace elektronických dokumentů 

Pokud si ukládáte dokumenty pouze na jedno místo a tím místem je harddisk vašeho notebooku, pravděpodobně se vám ještě nestalo, že jste převrhli čaj nebo kávu na klávesnici a bylo po datech. V dnešní době je možné využívat virtuální úložiště, například Google Disk. Svá data tak máte bezpečně uložená a přístupná z kteréhokoliv počítače, notebooku nebo chytrého telefonu. Stačí přihlásit se prostřednictvím vašeho uživatelského jména a hesla.

Při práci s Google Diskem oceníte funkci NEDÁVNÉ, která vám vyhledá dokumenty, se kterými jste naposledy pracovali. Když ráno přijdete do kanceláře, snadno tak můžete začít tam, kde jste včera skončili. Problematičtější může být vyhledávání starších dokumentů. Spousta lidí spoléhá na to, že Google vyhledá všechno. Ale pokud už si nepamatujete, jak jste dokument pojmenovali, bude to velmi složité. Proto je vhodné vytvořit si i na Google Disku složky, které vám umožní třídit dokumenty do vybraných kategorií. Budou fungovat jako vaše digitální kartotéka.

Pro snadnou orientaci a rychlé vyhledávání je důležité správné pojmenování složek i dílčích dokumentů. Vytvořte si ve složkách logickou hierarchii. Například složka FAKTURY může obsahovat podsložky FAKTURY 2019, FAKTURY 2020 a FAKTURY 2021. Jednotlivé dokumenty se mohou jmenovat Faktura 2020 duben nebo Faktura 2021 leden. Vaším cílem je pojmenovat soubor tak, abyste ho vůbec nemuseli otvírat a přesto věděli, co v něm najdete.

Proveďte inventuru a podívejte se, s kolika složkami ve skutečnosti pracujete. Některé už mohou být staré a přestaly pro vás být relevantní. To nutně neznamená, že byste měli všechny staré složky vymazat. Přesuňte je do speciální složky, kterou si můžete pojmenovat například NEAKTIVNÍ nebo NEPOUŽÍVANÉ.

Dodržujte pravidla pro ukládání dokumentů. Pokud často stahujete přílohy e-mailů, a poté je marně hledáte ve složce STAŽENÉ SOUBORY, potřebujete větší sebedisciplínu. Hned po stažení si soubor přejmenujte a přesuňte do příslušné složky. Možná vás to bude stát minutu času navíc, ale rozhodně je to méně času, než kolik by vás stálo hledání ve stažených souborech o pár týdnů později.

Organizace papírových dokumentů 

I v dnešní době uchováváme množství dokumentů v papírové podobě. Pracovní smlouvy, platové výměry, nájemní smlouvy, vysokoškolské diplomy, rodné listy, záruční listy k elektrospotřebičům, účtenky z obchodů s luxusní módou… Je toho moc.

Prvním krokem, jak zavést systém do papírové dokumentace, je shromáždění všech papírů na jednom místě. Teprve poté budete moct začít s tříděním. Rozdělte si dokumenty do pěti kategorií:

1. AKTUÁLNÍ: Může jít o lékařský předpis nebo oznámení o doručování poštovní zásilky. Poté, co si vyzvednete léky v lékárně a poštovní zásilku na poště, obou lístků se zbavíte.

2. ARCHIVACE: Do této kategorie patří dokumenty, které potřebujete, ale pracujete s nimi nanejvýš jednou ročně. Může jít o pracovní smlouvu, nájemní smlouvu nebo účtenky a záruční listy.

3. RECYKLACE: Jedná se o papíry, které nespadají do žádné z výše uvedených kategorií a neobsahují žádné osobní údaje.

4. SKARTOVAT: Tato kategorie zahrnuje papíry, které nespadají do prvních dvou kategorií, ale obsahují osobní identifikační údaje. Příkladem jsou staré bankovní výpisy z účtu.

Nyní můžete vyřadit papíry, které nepotřebujete. Skartujte je nebo vyhoďte do popelnice na papír. Následně se podívejte na své dokumenty určené k archivaci a rozdělte je do logických kategorií. Například ZAMĚSTNÁNÍ, NEMOVITOSTI, ZDRAVÍ, AUTOMOBIL… Na každou kategorii si pořiďte speciální složku.

Dokumenty, se kterými pracujete aktuálně, je lepší mít na místě, kde je máte na očích a nezapomenete na ně. Můžete je mít pohromadě v přihrádce s poštou, která čeká na vyřízení. Po vyřízení tyto dokumenty archivujte nebo skartujte. Cílem je, aby byla akční zóna pro aktuální dokumenty prázdná.

Text: Ivana Molnárová